档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把多种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　数字化加工所涉及的行业也很多，有档案馆、证券、银行、金融管理机构、保险机构、党政机关（公检法、国土局、社保局、市场和质量监督管理委员会、民政局、食品药品监督管理局、环境保护和税务局、不动产登记中心）医院、学校、企业等档案较多的企事业单位。

　　在内蒙古档案数字化加工系统具体说明

　　1.采用国际标准的TWAIN接口，支持所有基于该接口的标准扫描仪，目前市面上绝大部分扫描仪都支持该标准。

　　2.支持批量扫描，可以通过条码作为文档之间的分隔。

　　3.支持单/双面扫描，可以进行插入扫描、追加扫描、替换扫描及删除扫描。

　　4.支持中文扫描参数设置，可以方便进行扫描参数的设置，如纸张的大小、图像类型、分辨率、扫描方式、亮度、对比度等，代替扫描仪自带英文操作界面及复杂设置参数；支持扫描参数自定义并储存、管理。

　　5.支持扫描预览及图像区域设置。

　　6.提供平板自动批量扫描功能，为那些不能使用滚轮扫描的纸张提供好的扫描方式。

　　7.支持单、双数页自动旋转，支持自动裁剪空白边。

　　8.支持TIFF、JPG、BMP三种图像格式，并且互相之间可以进行格式转换。

　　9.支持黑白、灰度、彩色灯多种图像储存。

　　10.支持CCITT Group4、JPG、LZW等多种压缩算法。

　　实行档案数字化的优势

　　一、提高经济效益

　　数字化档案不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起极为方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案使用安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其好的保护，通过档案数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。